ZOOB.RU

Вшивый о бане, а я о документообороте :)
Ибо однажды проникнув в мой мозг, эта тема периодически меня посещает и не дает о себе забыть..

Для начала расскажу об одной идее, к которой пришел мой (бывший?) начальник и которая значительно проясняет тот хаос, который возникает в голове при детальном знакомстве с темой документооборота.

Почему хаос? Да потому что, когда заказчик приходит и говорит: “Мне нужен электронный документооборот”, он даже приблизительно не знает, что ему нужно. Просто у него все плохо в плане документооборота - то документы потеряются, то кто-то про поручение забудет, и он хочет чтоб все было хорошо, что в общем-то естественно.

Еще хуже, когда такой потенциальный заказчик сразу для себя откуда-то берет для себя, что ему нужен, скажем “Lotus Notes”, или “Гомес Рулез”, не важно. А чо, все же работают с этой программой, все говорят документооборот, подразумевают “Lotus” (или “Гомес”). Всё, покупаем 100 (200, 300?) лицензий на Лотус, покупаем сервак за несколько десятков килобаксов, и все проблемы у нас решатся сами собой.
И ведь покупают, потом садят на внедрение какого-нибудь Васю с окладом в 300 баксов и ждут счастья.
А счастье почему-то все не приходит и не приходит..

Вот, а все потому что ни хрена не разобрались, где ключевые проблемы и как их лучше решать.

Ну все же вернемся к вышеупомянутой “идее”.. Суть ее в том, что электронный документооборот состоит из четырех уровней:

1. Электронная почта
2. Контроль исполнения заданий
3. Хранилище документов
4. Контроль документов

И, о ужас, мы все, оказывается, используем электронный документооборот в той или иной степени, даже если пользуемся только электронной почтой.

Но обычно те люди, которые говорят, что нам нужен электронный документооборот, подразумевают, что возможностей электронной почты им не хватает, что Марь Иванна послала письмо Петрову, чтоб он починил принтер, а он, гад такой, уже неделю его не чинит.

Тут мы подходим к необходимости использования системы контроля исполнения заданий. Чтобы у Петрова надпись о том что он неделю назад должен был починить принтер мигала в одном месте большим красным шрифтом, чтобы он наконец его починил или чтоб начальник на это дело наконец посмотрел и уволил наконец Петрова.

А где же тут документы, спросите вы? А нету, а ведь и не надо, согласитесь?
Нет, конечно можно оформлять каждую просьбу о починке принтера в виде служебной записки или еще чего, но нам то что нужно, чтобы все было до предела формализовано и бюрократизировано, или чтоб Петров просто вовремя чинил принтер?
Я надеюсь, второе :)

В некоторых системах такого понятия, как задание, вообще нет. В результате эта простая просьба получает статус документа и паравоз возможностей по визированию, редактированию, блокированию этого “документа” и еще много всяких разных прелестей, которые здесь вообще-то нужны, как собаке пятая нога.

Так вот, если мы сразу отделяем задания от документов, то у вас уже никогда не возникнет (я надеюсь) желания приделать к заданию 28 дополнительных полей, а к документу контроль за исполнением этого документа (хотя никто не говорит о том, что задания и документы не могут быть связаны между собой).

Для чего же у нас еще используется email, и где нам его бывает недостаточно?
Рассмотрим вот такой случай, пожалуй даже типичный для потенциальных пользователей документооборота: Марь Иванна по почте отправляет Татьяне Петровне msword-документ “Черновик по договору № КП-3422 с ОАО СибХимБумПром и Ко”, чтобы та его почитала, подкорректировала и послала обратно. И так туда-сюда 25 раз с отправкой начальству уже вроде бы точно чистовых вариантов, потом наконец долгожданное утверждение начальством, документ в папку на полку, указания по исполнению документа устно на совещании со всеми вытекающими последствиями - через пару дней о чем на совещании была речь все помнят уже только в общих чертах, а через пару недель хорошо если еще совсем не забыли, что у нас есть какой-то договор и что до такого-то числа нужно сделать это, это и это.

Очевидно, что от системы документооборота в данном случае хочется, чтобы люди имели человеческий доступ к совместному редактированию документа, чтобы начальство могло контролировать текущее состояние документа, чтобы документ (и желательно все его промежуточные версии) в электронном виде хранился в понятном месте и был бы легко доступным и чтобы после принятия документа к исполнению, задания не потерялись, как с тем принтером, а тоже могли бы быть проконтролированы начальством и самими работниками.

Вот, кажется, этот пример охватил все четыре уровня документооборота, о которых мы говорили выше:

• В почту у нас поступают уведомления из системы контроля заданий и системы контроля документов.
• Хранилище документов обеспечивает удобный доступ к документам организации
• Система контроля заданий дает нам интерфейс (как ни странно :) для контроля выполнения заданий
• Система контроля документов предоставляет возможность совместной работы над документом.

Ой, а где же маршрутизация документов, спросите вы?
А вот фиг вам :) Само понятие маршрутизации документов, мне кажется, произошло как раз от смешивания понятий “документа” и “задания”. Т.е. под маршрутизацией на самом деле подразумевается последовательность выполнения заданий “завизировать документ”, “отредактировать документ” и т.п., и внесением изменений в сам документ, изменением статусов документа и прочего в таком духе.

Ну это как в программировании, когда вы в один объект пытаетесь запихать слишком много функционала, которому там не место, то обычно лучшим выходом из этой ситуации бывает разделение объекта на два.

А на самом деле куча систем как раз сделана на основе этой смешанной терминологии, что очень часто приводит к тому, что какие-то вещи нельзя сделать вообще, какие-то можно сделать только очень хитро извернувшись, и в итоге использование таких систем превращается если не в пытку, то как минимум в насилие над пользователями.

Вот такой вот поток мыслей на документооборотную тему получился :)

Продолжение обязятельно будет, очень интересно подискутировать с людьми, тоже сталкивавшимися с теми или иными системами документооборота, так что you are welcome в комменты :)